27 Januar 2020

Wie es endlich mit dem To-Dos klappt

Frau mit To-do Liste

Alle Tage wieder. Eigentlich planst du vorbildlich deine To-do-Liste, doch statt alles zu erledigen, wird sie von Tag zu Tag länger. Zeit, das zu ändern! So geht’s.

Klingt gut. Wie fange ich denn am besten damit an?

Eine To-do-Liste zu haben ist an sich schon einmal der richtige Weg, denn sie hilft dir dabei, deine Aufgaben nicht aus den Augen zu verlieren. Nur bringt die Liste eben nicht sonderlich viel, wenn du es nicht schaffst, sie abzuarbeiten. Deshalb geht es zunächst darum deine Ziele, Wünsche und Träume zu notieren. Denn deine eigentlichen Aufgaben sind dann nichts anderes als was du erledigen musst, um jene zu erreichen. Pro Tipp: breche schwierige Aufgaben in kleinere runter, damit du sie auch wirklich abarbeitest, statt sie aufzuschieben.

Und wie fertige ich die Liste dann an?

Struktur und Ordnung sind das A und O. Für eine bessere Planung solltest du deine Aufgaben priorisieren. Label sie zum Beispiel nach den Kriterien „wichtig“ und „unwichtig“ sowie „dringend“ und „nicht dringend“. Dann weißt du direkt wie du sie abzuarbeiten hast. Du fängst mich den dringenden Aufgaben an und gehst dann zu den wichtigen über. Pro Tipp: falls es dir deine Planung erlaubt, arbeitest du am besten zuerst die unliebsamen Aufgaben ab. Denn nichts fühlt sich besser an, wenn man sich zum Abend hin noch auf bessere Aufgaben freuen kann.

Das klingt ja alles schön und gut. Aber ich habe dennoch nicht genug Zeit für alles?

Zu gerne überschätzen wir das persönliches Zeitmanagement. Geht es nach Murphy’s Law, dauert am Ende dauert nämlich meistens alles doppelt so lang wie geplant. Entgegenwirken kannst du dem aber dennoch, indem du konsequent mit dir selbst bist und ein To-Do abarbeitest als wäre es ein Termin. Fakt ist jedoch, dass du keine Maschine bist. Experten raten deshalb nur die Hälfte der zur Verfügung stehenden Zeit einzuplanen.

Und wie reduziere ich in der Zwischenzeit Ablenkungen?

Die Liste der möglichen Ablenkungen ist in jedem Fall länger als die deiner To-dos. Das Zauberwort: Minimalismus. Ein möglichst leerer Arbeitsplatz, ein geschlossener Browser sowie das Smartphone außer Reichweite, können wahre Wunder bewirken. Probiere es aus, danken kannst du mir später!

Na gut. Aber ich darf auch mal Pausen machen?

Allerdings. Das sollst du sogar. Wissenschaftler haben bewiesen, dass wir haben produktivsten sind, wenn wir uns alle 50 Minuten eine Pause gönnen. Damit dein Gehirn wieder Energie bekommt, darfst du dich dann auch Katzenvideos auf YouTube oder anderen Ablenkungen widmen. Nur die Zeit solltest du dabei im besten Fall natürlich nicht vergessen.

Was ist, wenn doch mal etwas liegen bleibt?

Egal wie gut deine Planung ist, das wird dir sicherlich mal passieren. Vielleicht hast du dir zu viel vorgenommen, wirst zu abgelenkt oder hast nicht den richtigen Rhythmus gefunden. Du solltest dem in jedem Fall auf den Grund gehen und dies regelmäßig reflektieren. So erhöhst du dein Bewusstsein und merkst woran es liegt, dass du Dinge noch immer aufschiebst und deine Ziele nicht erreichst.

Unterm Strich

Mit einer strukturierten Herangehensweise sollte sich deine zukünftigen To-do-Listen leichter abarbeiten lassen. Für schwierige Aufgaben gibt es manchmal auch keinen Tipp, da heißt es dann: Augen zu und durch.